Verwerking van persoonsgegevens vrijwilligers door Attent Zorg en Behandeling

Wij willen als werkgever open, eerlijk en transparant zijn naar onze vrijwilligers over het verwerken van persoonsgegevens. In dat kader vinden wij het belangrijk dat je precies weet welke persoonsgegevens Attent Zorg en Behandeling (hierna: Attent) verzamelt en voor welke doeleinden we deze persoonsgegevens gebruiken. In deze privacyverklaring beschrijven wij dat op een overzichtelijke manier. Attent staat er voor in dat persoonsgegevens op een zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de wet- en regelgeving worden verzameld, gebruikt en verwijderd.

Waarvoor gebruiken we je persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door Attent verwerkt voor de volgende doeleinden.
 

1. Het uitvoeren van de vrijwilligersovereenkomst;
   Wij verwerken persoonsgegevens voor uitvoering van de vrijwilligersovereenkomst die we met onze vrijwilligers hebben afgesloten. Hiervoor verwerken we o.a. de volgende gegevens: NAW, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, werkervaring, beheersing talen, en persoonlijke afspraken.

2. Het beveiligen van jouw en onze eigendommen;
   Wij beveiligen onze instellingen o.a. met camera’s ter bescherming van onze cliënten, medewerkers, vrijwilligers, bezoekers en eigendommen. Deze camera's zijn duidelijk zichtbaar geplaatst en bij betreding van de ruimten met cameratoezicht word je op de aanwezigheid ervan geattendeerd.
    
3. Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie en bewaarplicht. Attent verzamelt o.a. persoonsgegevens ten behoeve van de financiële administratie (bv ten behoeve van het vergoeden van reiskosten), die we dienen te bewaren voor de Belastingdienst.
    
4. Het creëren van duidelijkheid naar onze cliënten en bezoekers   

Om herkenbaar te zijn voor de medewerkers en cliënten, zal de vrijwilliger de vrijwilligers-badge altijd zichtbaar moeten dragen.

Welke grondslagen zijn van toepassing?

Attent verwerkt uitsluitend persoonsgegevens als daarvoor een wettelijke grondslag bestaat, zoals voorgeschreven wordt in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De volgende grondslagen zijn van toepassing:

1. Uitvoeren van overeenkomsten
   Dit geldt voor persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van vrijwilligerswerkovereenkomsten die we sluiten met vrijwilligers. Tevens geldt dit voor het uitvoeren van de administratie.
    
2. Gerechtvaardigd belang
   Attent heeft een gerechtvaardigd belang voor het uitvoeren van cameratoezicht. Dit belang is beveiligen van eigendommen en beschermen van cliënten, vrijwilligers, medewerkers en bezoekers. Middels een Camerabeleid heeft Attent gewaarborgd dat de privacy impact van betrokkenen (degenen die gefilmd worden) minimaal is. De OR heeft dit beleid geaccordeerd. Daarnaast verzoekt Attent de vrijwilligers een vrijwilliger-badge te dragen.

3. Voldoen aan wettelijke verplichting
   Attent dient persoonsgegevens te verwerken vanwege een aantal wettelijke verplichtingen, zoals de Fiscale bewaarplicht en de wet op de Identificatieplicht.

4. Toestemming

Attent kan bijzondere persoonsgegevens verwerken. Dat betreft gegevens, zoals gezondheidsgegevens, die voor deelname of uitvoering van de activiteiten binnen Attent noodzakelijk zijn. Hiervoor wordt expliciet schriftelijk toestemming gevraagd.
 

Met wie deelt Attent je gegevens?

In principe delen we jouw gegevens niet met anderen. Dat doen we alleen als het noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of als we een wettelijke verplichting hebben. In dat geval delen we gegevens met:

1. Dienstverleners die voor Attent werken
   We werken samen met dienstverleners die o.a. onze website en ICT-systemen bouwen en beheren en onze salarisadministratie uitvoeren. Met hen maken we goede afspraken over hun verplichtingen en bevoegdheden. Deze leggen we vast in contracten.
    

Hoe lang bewaart Attent je persoonsgegevens?
Attent bewaart je gegevens niet langer dan noodzakelijk is om de in deze privacyverklaring genoemde doelen te bereiken. Om deze redenen bewaren we gegevens nog 1 jaar na het beëindigen van je vrijwilligersovereenkomst. In bepaalde situaties worden je gegevens 2 jaar bewaard, in dat geval vragen wij altijd schriftelijk toestemming. Hier is één uitzondering op:

• • Financiële gegevens zoals reiskostendeclaraties. Bijv. hoeveel er is uitbetaald, aan wie is er uitbetaald, hoe is de declaratie uitbetaald (kas, IBAN nummer enz). De bewaartermijn van deze financiële administratie is zeven jaar, overeenkomstig met de wettelijke verplichting. Deze termijn gaat in nadat de vrijwilligers overeenkomst is beëindigd.

Camerabeelden die worden ingezet ter beveiliging van eigendommen en bescherming van cliënten, vrijwilligers, medewerkers en bezoekers bewaren we maximaal 28 dagen. Daarna worden deze vernietigd, tenzij er goede redenen zijn om de beelden langer te bewaren (bijvoorbeeld wanneer deze van belang zijn voor een politieonderzoek). Beelden van camera’s die worden ingezet ter ondersteuning van de zorg (als toezicht) worden niet bewaard.

Beveiliging
Attent neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als je het idee hebt dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met privacy@attentzorgenbehandeling.nl

Inzage, wijziging, verwijderen of afschermen van persoonsgegevens
Vrijwilligers hebben het recht om in te zien welke persoonsgegevens zijn vastgelegd en hier een kopie van te ontvangen. Tevens heb je het recht:

• om je persoonsgegevens te corrigeren of verwijderen (als je daarvoor een gegronde reden hebt),
• op verwijdering/vergetelheid. Op basis van dit recht kun je Attent verzoeken om je gegevens te wissen als:
  • de verwerking niet langer nodig is voor verwezenlijking van het doel;

het doel van de verwerking berust op toestemming van de vrijwilliger en de vrijwilliger  deze instemming intrekt;

• • als de vrijwilliger gegronde bezwaren maakt tegen de verwerking;
  • als een rechtsgrond voor de verwerking ontbreekt.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, bezwaar of gegevensoverdraging sturen naar privacy@attentzorgenbehandeling.nl. We reageren binnen vier weken op je verzoek.

Heb je een klacht over de wijze waarop Attent je persoonsgegevens verwerkt, dan kun je dat melden bij de vrijwilliger coördinator of bij privacy@attentzorgenbehandeling.nl. Mocht dit niet tot gewenste resultaten leiden, kun je ook een klacht indienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Aanpassen privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen publiceren wij op deze pagina. Wij adviseren u dan ook regelmatig op deze pagina te kijken of er aanpassingen zijn doorgevoerd. De huidige privacyverklaring is bijgewerkt op 9 november 2021.